Prim Hírek

A bevezetés sikere csak a használatbavételt követően dől el. Az elsősorban az adattárházprojekteket jellemző kedvezőtlen tapasztalatokról Fekete Gábor, az IFUA Horváth & Partners ügyvezető igazgatója szerint esetenként a tanácsadók is tehetnek. Előfordul, hogy a napi- vagy óradíjban fizetett szakemberek az optimálisnál nagyobb feladatot definiálva – saját érdekeiket tartva szem előtt – elhúzódó projekteket generálnak. A felhasználó érdekében munkálkodók azonban, teszi hozzá Fekete, hároméves helyett hathónapos lépésekben végrehajtható projekteket kezdeményeznek.

A varázsszó: adatminőség

Persze bukásra ítélt BI-bevezetéseket – leggyakrabban bagatellizálva az adattisztítás, az adatminőség kérdését – az ügyfelek is indítanak. Alapszabályként kell elfogadni, hogy a működő rendszer nem jelenti automatikusan, hogy jók a benne lévő adatok. „A megoldás felépítésében, bevezetésében részt vevő szállító, tanácsadó feltételezi az adatok megfelelő minőségű rendelkezésre állását, de nem ez az általános" – tárja fel a szomorú valót az IFUA Horváth & Partners ügyvezető igazgatója. „Ma egy adattárházprojekt összköltségének meghatározó részét az adathozzáférés, -transzformáció, -tisztítás és a rendeltetési helyre juttatás költségei teszik ki. Így ha ez a projektrész hibádzik – minőségi adat híján nem teremtődik meg az adattárház felhasználói oldala –, elvész a felhasználók projektbe vetett hite, nem használják a rendszert, s odavész a befektetés. Az óriásprojektekben az előzetes adatfelmérés erősen idő- és költségigényes lenne, így gyakori a felhasználói ellenállás.

Tipikus példaként szolgálnak a bankoknál lévő nagyszámú, hatalmas adattartamú és eltérő adatstruktúrájú szigetrendszerek, amelyek adatminőségüket tekintve egyszerre nem, csak kisebb projektekre szabdalva tehetők rendbe. Ilyenkor a munkát egy üzletileg prioritást élvező – a vállalat szempontjából a legnagyobb megtérülést ígérő – kisebb feladattal, pl. az adatok rendelkezésre állásának vizsgálatával érdemes kezdeni.

Az adattisztítást egyre több szállító végzi saját fejlesztésű programokkal. Az IQSYS Adatklinika nevű szoftverével igyekszik ügyfelei rendelkezésére állni. Sipos Ferenc, az IQSYS Üzleti Intelligencia és Pénzintézeti Alkalmazások Divíziójának vezetője azonban a mai módszereket technológiai szinten még nem tartja kiforrottnak. „Ezek inkább az adattörzs, a cikktörzs tisztítását célozzák, a szemantikai szint eléréséig el kell telnie néhány évnek. Pályázatnyertesként partnercégeinkkel (Sztaki, ELTE) közösen ennek megoldásán is dolgozunk." Fekete nem a BI korai időszakát jellemző, az adattárházba töltéssel gyakorlatilag párhuzamosan végzett adattisztításról, inkább az adatminőség biztosításáról beszél. „A BI-projektekben gyakran ez, a szisztematikusan végzett adattisztításnál jelentősen olcsóbb, ám csupán egyszer alkalmazott módszer kerül előtérbe. Pedig a folyamatosan keletkező és változó adatok miatt az adatminőség biztosítása mindennapos tevékenységet igénylő, az értékesítéshez, a számlázáshoz vagy a könyveléshez hasonló üzleti folyamatnak tekinthető. Ezért az adattárházakban végzett elemzések alapjául szolgáló minőségi adatok biztosítására, betöltésére, frissítésére célszerű egy szervezeten belüli adatgazda-hálózattal saját szervezetet létrehozni, amire már a projekt tervezési szakaszában fel kell készülni."

A minőségi adatok érdekében alkalmazott eszközök között önállóak és a BI-rendszerbe integráltak is akadnak. A Microsoft a helyileg fejlesztettek – az SQL-szerver új feature-eire épülők – mellett az SQL 2005-be integrálva is nyújt az adattisztítást adattípustól, adatforrástól függetlenül segítő támogatást.

Felhasználó kontra siker

Az üzleti problémát és annak BI alkalmazásával való megoldhatóságát értő, elkötelezetett vezetőn túl a szervezetnél meglévő projektkultúra is sikerfeltétel. „Nem az üzleti intelligencia megvalósításának kell a cég első üzleti informatikai projektjének lennie" – figyelmeztet Fekete. „Ha nincs kiképzett belső csapat, a projektet képzéssel kell kezdeni." Harmadik sikertényezőként a döntéstámogatás eredményeit felhasználó, érintett üzleti folyamat megfelelőségét, a meghatározott mérőszámok egyértelműségét, a támogató informatikai rendszer működőképességét említi a tanácsadó. „A vállalat mérete és piaci helyzete a stratégiát is befolyásolja, s mert ez gyökeresen nem változik évről évre, a mutatószámok fluktuációja is maximum 20 százalék. Új rendszer bevezetése esetén – de upgrade-nél is – az esetek jelentős hányadában újra kell gondolni az adattranszformációs eljárásokat. Egyes rendszerek upgrade-jénél sajnos ma még rendszeresen megfeledkeznek az adatszolgáltatásról az adattárház számára, s a nem betervezett, utólagos korrigálásnak a bevezetési idő látja kárát."

Negyedik elvárásként Fekete a technológiai érettséget említi. A vállalatnál korábban ismeretlen technológia bevitele nagy kockázatot jelent, de ha mégis e mellett döntenek, legyenek bevonva az alkalmazásában jártas szakemberek. „A rendszer üzemeltetője az informatika lesz, de az üzleti tartalom létrehozásáért, gondozásáért, felhasználásáért valódi gazdájának, az üzleti oldalnak kell felelősséget vállalnia, amire célszerű legalább egy virtuális szervezetet (pl. kompetenciaközpontot) felállítani" – mondja Fekete Gábor. „Legyen az üzleti egységekben az egyes riportok tartalmáért, az adatok minőségéért és áramlásáért felelős személy, ahogy a technikai oldalon is egy-egy felelős az adatbázisért és más technikai jellegű összetevőkért."

A Microsoft nem határoz meg ilyen kritériumokat. Az új termékébe épített Data Integration Services motor intelligens módon igyekszik automatizálni az adatbetöltést, figyelni, jelezni az anomáliákat, s szabályszerűségek figyelésére alapozva valamilyen szinten tisztítani az adatokat.

A rosszul megválasztott, a rohamos adatmennyiség-növekedéssel nem számoló hardverbeszerzések is visszafoghatják a BI használatát. „Mérlegeljük – ajánlja a tanácsadó –, hogy mit és milyen gyakorisággal kell a kitűzött stratégiai célok megvalósítása során, a megcélzott elemzési területeken elvégezni. Ez határozza meg, milyen részletességgel tároljuk az adatokat. A szállítók a későbbi módosítási igény minimalizálása érdekében szívesen szorgalmaznak minél részletesebbet, ám nem hagyható figyelmen kívül ennek a tárolókapacitás és a feldolgozási idő által meghatározott, a költségeket jelentősen növelő hardverigénye. Így a szállító kiválasztásakor a mögötte álló BI-tapasztalatot és projekteket sem árt figyelembe venni. Az optimális hardverigény a tervezési szakasz és az elemzés időigénye közötti egyensúlyt megtalálva határozható meg. Az időben előálló információval, elkészülő elemzéssel szemben áll a túltervezés veszélye, és közöttük kell megtalálni az egyensúlyt."

Az MS-platform eltérő adatfeldolgozási technikája jelentős hardverigény-csökkenést s ennek velejárójaként komoly versenyelőnyt hozhat a szoftveróriásnak. Megoldása a régi rendszereken is működőképes, ugyanakkor a szoftver teljesítménynövekedéséért itt is a hardver a felelős.

Szarvashiba

A BI alkalmazása mellett döntő vállalatoknál az érintett folyamatoknak és a támogató adatszolgáltató rendszereknek egyaránt rendben kell lenniük. A rendszerek hasznosíthatósága szempontjából az adatok minőségi és időbeni rendelkezésre állása is kritikus tényező. Minél integráltabb az informatikai, technológiai környezet, annál zökkenőmentesebb az adattárház üzembe állítása. Ha a vállalatnál az informatikai rendszer a folyamat mentén szétszabdalt (az egymást követő lépések a rendszerek közötti váltást igényelnek), és nem akarnak integrált rendszerbe beruházni, ez a folyamatok oldalán, middleware-megoldásokkal korrigálható, a BI ugyanis nem oldja meg az integrációt.

A működtetett és a lehetőségeket mindinkább kihasználó üzletiintelligencia-megoldások a stratégiával rendelkező s annak teljesülését támogató BI-projektek mellett elkötelezett vállalkozások sajátjai – mondja Sipos Ferenc. Az üzletvezérelt stratégiai projekteknél a sikeres működés feltételeként meghatározott adatminőség biztosítása sem gond.

Ellenben az üzleti igények helyett az informatika által vezérelt projektek szinte biztos bukásként prognosztizálhatók. A kész adattárházat felkínáló s így nem az üzlet igényeinek megfelelő adatok szolgáltatására tervezett BI-megoldásokat a felhasználói oldal általában nem preferálja, s így nem is használja – nyomatékosítja Sipos. Egy IT-vezérelt BI-projekt ráadásul az üzlet, a piac változásainak követésére sem igazán képes.

A megtérülés dilemmája

A BI-bevezetés költségeit az üzleti folyamatokra kellene terhelni, hiszen a haszna is azokban, a megalapozott döntések üzletre gyakorolt pozitív hatásaiban mutatkozik meg. Így az üzletiintelligencia-projekteknél költségmegtakarítás helyett inkább minőségi mutatókat emlegetnek.

„Nehezen számszerűsíthető értékekről beszélünk" – mondja Fekete Gábor. „Olyanokról, mint például az informatika, az infrastruktúra révén, illetve a folyamatokban a lekérdezési szokások megváltozásával elérhető költségmegtakarítás, amit a tranzakciós rendszert jelentősen leterhelő közvetlen lekérdezés helyett BI-megoldást alkalmazva érhetünk el."

***

Az ügyféltörzsadatok jellemző hibái

• Duplikátumok
• Adatformátum-eltérések
• Eltérő adatrögzítési konvenciók, elgépelések
• Törzsesítés hiánya
• Dummy eltérések

A törzsadattisztítás szükségességét jelző tényezők

• Nem ismert a pontos ügyfél- és/vagy termékszám
• Pontatlan ügyfél- és/vagy termékportfólió-elemzések
• Hiteltelen ügyfél- és/vagy termékjövedelmezőségi kimutatás, controlling
• Nem optimális hatékonyságú keresztértékesítés és/vagy marketingakciók
• Migráció során szétszóródó ügyfél- és/vagy termékattribútumok
• Adatgazdagítás, értékesítési kampány miatti külső adatillesztés

***

A BI-bevezetés gördülékenységét akadályozó szervezeti tényezők

• A manuális adatfeldolgozás hátráltatja a BI-megoldások teljes körű bevezetését.
• A vezetők nem kapnak megfelelő szintű oktatást, hogy hogyan nyerhetik ki a szükséges információkat a rendszerből.
• A termékek, a folyamatok és a HR adatai nem integráltak.
• A manuális elemzések előtérbe helyezése háttérbe szorítja a BI alkalmazását.
• A dolgozók nem frissítik, nem használják a rendszert.

A felsorolt problémák kezeléséhez a BI-alkalmazás beszerzésekor ki kell dolgozni a rendszer folyamatos továbbfejlesztésének stratégiáját. Csak megfelelő adatmegosztást és adattárházas működést biztosító rendszer-infrastruktúra esetén térülnek meg a dolgozók oktatását és a BI-rendszer használatát ösztönző programok.

***

Költségösszetevők

A BI-projekt és a kiépített alkalmazás üzemeltetésének költségei összetettek. Ide tartozik a projektköltség, a hardver működőképességét biztosító, évente fizetendő fix karbantartási díj, a szoftverek licencének fenntartási díja – utóbbi kettő jól kalkulálható. Az elmúlt években nőtt a projektköltségben a tanácsadói díjak aránya, mára megközelíti a 60 százalékot, de a jövőben e tendencia ellen hathat az alkalmazások terjedése. Az említetteken túl – a felhasználói kör és az üzemeltető szervezet képzéseit magában foglaló oktatási költségek mellett – az üzleti igények alapján a következő időszakra tervezett BI-projektek kiadásaival is számolniuk kell a döntéstámogató rendszer kialakítása és üzemeltetése mellett döntő vállalkozásoknak, intézményeknek