Prim Hírek

Egyre inkább elfogadott, hogy a hazai kis- és középvállalkozások csak az informatikát termelőerővé konvertálva, az informatikai rendszerekből származó elemzések alapján hozott gyors és jó döntések révén tarthatnak lépést a versenykövetelményekkel.

A kkv-k reakciókészségét azonban jelentősen rontja, hogy vezetőik maguk próbálják a vállalat tevékenységéről gyűjtött, elsősorban operatív információkat elemezni. Így aztán az alkalmanként hosszúra nyúló gyűjtési folyamat következtében az elemzésekre szánt rövid idő nem elegendő a piaci tendenciák időbeni felmérésére és az azokra való megfelelő reagálásra. Ma, különösen a kkv-szektorban, a döntéshozó többnyire nincs minden szükséges információ birtokában. Emellett rövid a döntéshozatalra szánt idő, kiszámíthatatlan a környezet, és a probléma meghatározása nem a megfelelő módon történik. Az irányított területtől függ, hogy milyen kérdések kényszerítik döntésre annak vezetőjét. Többek között az optimális beruházás és a követendő fejlesztési irányvonal meghatározása, valamint az új munkatársak, illetve a projektekre a kompetencia és a szaktudás alapján delegálandó szakemberek kiválasztása is jelenthet döntéskényszert.

A korszerű döntéshozatali mechanizmus kialakításához általában két lépés hiányzik: az operatív információk megbízhatóságának ellenőrzése, valamint a releváns adatok elemzése. Ehhez egy vállalatirányítási, illetve egy vezetői döntéstámogató rendszer nyújthat segítséget.

A tanácsadók, szállítók tapasztalatainak, javaslatainak ismertetése előtt azonban röviden felelevenítjük, hogy mit takar az MIS (Manager Information System), a DSS (Decision Support System), illetve a BI (Business Intelligence) fogalma, és milyen előnyöket jelent, illetve milyen veszélyeket rejt magában e rendszerek alkalmazása.

Definíciók
A vezetők információigényét az ERP-rendszerek - az általuk szolgáltatott jelentések, listák stb. révén - bizonyos mértékig kielégítik, ám bonyolult döntések előkészítésére és mélyebb elemzésekre már nem alkalmasak, vagy - terméktől függően - nem kellő mélységig.

A vezetői információs rendszerek (MIS) interaktív jelentéseket, grafikonokat és összefoglalókat készítenek. Az ehhez szükséges információkat biztosító adatbázisok létrehozásával a tranzakciós rendszerek kialakításakor vagy azok beüzemelését követően érdemes foglalkozni.

A vezetői döntéstámogató rendszerek (DSS) a vizsgált terület működését elemezni és/vagy szimulálni képes modellezőszoftverek. Ezek a döntéshozatal folyamán használható informatikai alkalmazások a beépített döntési szabályok és modellek felhasználásával a strukturált és kevésbé strukturált feladatok megoldásához nyújtanak segítséget. A szabályokat és modelleket a felhasználó maga is módosíthatja vagy bővítheti. A tranzakciós rendszerekkel ellentétben a többnyire adattárház-megoldásokban tárolt, a vállalat tevékenységéből származó, történeti rálátással gyűjtött, elemzésre előkészített adatok a bekerülésüket követően már nem változnak, így a múlttal való összehasonlításhoz és a különböző előrejelzési lehetőségekhez is felhasználhatók.

Mivel a velük szemben támasztott elvárásoknak csak állandó feltöltés, karbantartás mellett képesek eleget tenni, annak elmulasztásakor - ami a hazai felhasználóknál sajnos még gyakori - nem váltják be a hozzájuk fűzött reményeket. A technológia, a felépítés és a támogatás szintjén legjobbnak tartott, ám nem megtisztított adatokkal feltöltött üzletiintelligencia-alkalmazás könnyen megbukhat.

A rejtett bevételnövelő, illetve költségcsökkentő lehetőségek feltárására az üzleti intelligencia (BI) megoldások szolgálnak. Többek között az üzleti tervek rendszeres aktualizálása, a változások várható hatásainak elemzése, az értékesítési és marketingakciók gyors, hatékony megtervezése, a nyersanyag-felhasználás, a raktárkészlet és a létszám optimalizálása, valamint a beruházások hatásvizsgálata tartozik feladataik közé. Alkalmazásuk a kapacitás- és teljesítményigény miatt gyakran hardvercserével jár, így a bevezetésük előtt elvégzett költségszámításnál ezt sem szabad figyelmen kívül hagyni.

Az üzletiintelligencia-rendszerek alkalmazása fegyelmet kényszerít a vállalatokra, megköveteli a mutatók és az üzleti fogalmak cégen belüli azonos értelmezését. A legjelentősebb számítógépes vállalati információs rendszereket forgalmazó cégek ebben a termékkategóriában is kínálnak megoldásokat, de a vállalatok speciális igényei önálló, rendszerfüggetlen szoftvercsomagokkal is kielégíthetők. A BI-megoldások telepítési ideje ugyan többnyire csak 3-6 hónap, de működtetésük folyamatos figyelmet igényel. Bevezetésük, illetve használatuk sikertelenségének oka többek között a szervezetlenség, a motiválatlanság, az alkalmatlan alapadatokat szolgáltató operatív rendszer, a rendezetlen adatbázis, valamint a nem egységes adat- és fogalomértelmezés lehet.

Gondok az intelligenciával
Kovács Lia, az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Rt. szakértő menedzsere is több, elsősorban működtetési problémára visszavezethető BI-kategóriájú alvó beruházásról beszél. Mint mondja, komoly, üzletileg érett cégek sem kezelik mindig értéküknek megfelelően ezeket a beruházásokat, működtetésüket például szinte kizárólag informatikai feladatnak tartva. Ennek a pályázati támogatással megvalósuló projekteknél - amelyeknél a tényleges működtetést öt év alatt várhatóan legalább egyszer ellenőrzik - a visszafizetési kötelezettség miatt még nagyobb a súlya.

"Tapasztalataink szerint az ERP-, DSS- és BI-rendszerbevezetések látványos bukása nem számottevő, ám központi kérdés, hogy az első időszak nehézségeit sikertelenségként vagy csupán nehézségként éli-e meg a cég. A projekt sikerét vagy sikertelenségét téves lenne a bevezetést követő rövid időszakra alapozva mérni, ám a jelenleginél erőteljesebb változáskezelés mindenképpen az előbbi felé billenthetné a mérleg nyelvét. Azonban a költségtakarékosság jegyében erre gyakran nem helyeznek kellő hangsúlyt a cégek. Így a türelmi idő túlélése - az ekkor még minimálisan mutatkozó eredmények fényében - komoly teher a vállalatok vállán. Kellő megalapozottságú előkészítő munkával azonban nem csupán a projekt sikere biztosítható, de a működtetés kezdetén adódó nehézségek is áthidalhatók." A megtérülés vizsgálatára csak a felsorolt feladatok elvégzése után vagy azok figyelembevételével kerülhet sor. A fentiekért a tanácsadók mellett elsősorban a vállalat első számú, reális célokat kitűző vezetője a felelős.

Támogatott döntések
A GVOP 4.1.1. esetében eddig a pályázók 10 százaléka igényelt támogatást döntéstámogatási rendszerek bevezetésére. Az alacsony arány oka lehet, hogy a kkv-knál még hiányzik az ERP-rendszerekben évek alatt felhalmozódó adatmennyiség. Ebben a körben - a nagyvállalati szférával ellentétben - gyakran az üzlettel szembeni elvárások megfogalmazása is gondot jelent, így legtöbbjüknek első lépésben üzleti tanácsadásra van szüksége. Ennek során derülhet ki, hogy döntéshozatalkor milyen információkra célszerű támaszkodniuk, s fogalmazódhat meg például a logisztikát támogató, az értékesítési vagy a marketingmunkát segítő beruházás iránti igény.

Az igények, üzleti célok ismeretében a döntéshez szükséges információk jelentős hányada - hozzáértő paraméterezéssel - a megfelelő adatmennyiséget feldolgozó ERP-rendszereken keresztül is elérhető. Ilyen igények esetén a rendszerintegrátorok munkatársai riportgenerátorokkal, illetve többszintű elemzésre alkalmas eszközökkel készítik el a testre szabott lekérdezéseket. "A döntéstámogató rendszert a tranzakciós rendszer fölé húzott, nagyon flexibilis rétegként értermezzük - mondja K. Szabó Imre, a Megatrend Rt. elnök-vezérigazgatója -, amelyből menüpontok közötti tallózás és több lekérdezés nélkül, egyetlen menüpont kiválasztásával juthatnak a vezetők az elérni kívánt információkhoz."

Tanácsadócégek is osztják azt a véleményt, miszerint ügyes paraméterezéssel a tranzakciós rendszerek is szolgálhatnak döntéstámogató alkalmazásként. Kovács Lia egyként kezeli a GVOP 4.1.1. ERP-bevezetést támogató A, valamint a DSS- és BI-projektekre vonatkozó B pontját. "Csakis az ERP alap-, valamint termelésirányítási funkcióira támaszkodva lehet egy vállalat döntéstámogató rendszerét hatékonyan felépíteni. Ezért a kiíró korrekt módon a döntéstámogatási vagy üzletiintelligencia-rendszerekre pályázó, de az annak előfeltételéül szolgáló ERP-vel nem rendelkező vállalatok esetében ez utóbbi bevezetését is támogatja. Külön döntéstámogató vagy controllingrendszernek elsősorban heterogénebb folyamatok vagy vállalati együttműködés elemzésekor van létjogosultsága." Kovács Lia úgy látja, hogy a vállalat számára a két projektből való hasznosulás arányait nem köti meg a pályázati kiírás, így erről - szakmai kultúrájának, informatikai fejlettségi szintjének megfelelően - a pályázó dönthet. Ha a cég mindkét megoldás tekintetében a nulláról indul, a költségek nagyobb hányadát (akár 70-90%-át) az ERP-bevezetés teszi ki. Ha pedig ezen keresztül egyfajta döntéstámogató pilotrendszer is kiépül, megengedett, hogy a pályázó határozza meg a szakmai arányokat. Az AAM szakértő menedzsere szerint a pályázatokról és azok értékeléséről együtt gondolkodva nagyobb sikerrel pályázhatnának a vállalatok.